Copel estreia no SAP, dez anos depois 5x194w

O dia 21 de janeiro de 2012 vai ficar na história da Copel: foi o go live de um projeto de ERP que levou dez anos para ser implementado.

Isso mesmo: dez anos. Prazo extenso que, segundo a diretora de Gestão Corporativa da companhia de energia paranaense, Yara Eisenbach, se explica na base da istração estatal da empresa e na arraigada cultura de sistemas caseiros.

“Vocês sabem como é: a cada dois anos, há uma eleição. Mudam governos, mudam regras, muda a gestão, os novos não acatam o que foi requerido pelos anteriores, e assim vai”, explica a gestora. “Sem falar que sempre havíamos desenvolvido todos os nossos sistemas. Fomos até premiados por isso, mas não é uma coisa boa: ter um sistema de prateleira, customizado para seu negócio, é melhor”, comenta.

A história toda, narrada pela diretora no SAP Fórum nesta quarta-feira, 14, começou em 2002, quando se denotou a necessidade de um novo sistema de gestão.

Daí até 2007, foram sendo definidas demandas, adaptações, persuasões de equipes, até que houve, no ano seguinte, a decisão final de abortar todo o desenvolvimento de soluções próprias e emitido o primeiro edital de licitação do ERP.

“Edital que resultou deserto”, conta, entre risos, Yara.

Em 2009, um novo edital foi realizado, vencido pela SAP, que assinou contrato com a Copel em dezembro daquele ano, com previsão de go live para 02 de janeiro de 2011.

“Um verdadeiro presente de grego para a minha diretoria que, na época, estava entrando”, destaca a diretora.

Segundo Yara, ao assumir os cargos, tanto ela quanto os demais componentes de sua gestão não tinham qualquer informação detalhada sobre o projeto - sabiam apenas que havia sido feito um investimento milionário em um sistema.

Além de tudo, havia a velha resistência de todos os usuários a mudança na plataforma de soluções da companhia.

“Então, cancelamos aquele go live ajustado contratualmente e amos 2010 trabalhando para resolver questões como a quase nula autonomia das lideranças da Copel no sistema e os demasiados pedidos de customizações”, conta a diretora.

Tais pedidos, segundo ela, intencionavam transformar o SAP em um sistema igual ao anterior, feito em casa, sob nova grife.

“Absurdo. Absurdamente inconseqeente”, define a gestora. “O resultado não podia ser outro: pouco avanço no contrato, o que só foi melhorar em 2011, quando formalizamos uma nova estrutura de gestão, dando mais autonomia às lideranças no projeto do sistema e no próprio desenho dele”, completa ela.

Definido isso, foi ajustado um novo go live, para janeiro de 2012. E aconteceu, mas não sem atender a mais peculiaridades do que a mudança de gestão da Copel pode sugerir.

Nós treinamos
Ainda que usando solução contratada de terceiro, a Copel não desistiu do sistema feito em casa – mesmo que só na área de treinamento.

A companhia investiu na capacitação de 66 instrutores internos, todos funcionários, que treinaram os demais usuários do sistema.

“Eles poderiam transmitir aos outros o que precisava ser entendido no idioma copeliano”, define Yara.

Ao todo, foram instruídas 300 turmas, somando 2,3 mil participantes e 82,4 mil horas de treinamento, entre janeiro de 2011 e janeiro deste ano.

No fim, o resultado agradou, segundo a diretora: uma pesquisa revelou 82% de grau de satisfação entre os usuários.

Nós testamos
A Copel também manteve em casa o ambiente de realização de testes da solução, com montagem e teste de 396 cenários, o que envolveu uma lista de 100 profissionais em cinco meses de trabalho.

É o fim!
Finalmente, em 31 de dezembro de 2011, foram encerrados os 67 sistemas legados da Copel, que incluíam as áreas financeira, contábil, de suprimentos e de RH.

“Não tivemos réveillon. Estouramos champagne na empresa mesmo, mas tinha muito a comemorar: em primeiro de janeiro deste ano, tudo mudou – não apenas o sistema de gestão, mas o próprio relacionamento de nosso colaborador com a TI”, destaca a diretora.

A tal mudança de relação a, por exemplo, pelo fim do help desk.

A partir do go live do SAP, todo o e de TI da Copel ou a ser via web.

Isso, segundo Yara, otimiza o atendimento, já que o usuário lê tópicos e quetões antes de sair perguntando para um atendnete, indo direto ao ponto real de sua dúvida.
Uma prática que evitou a abertura de chamados excessiva que a Copel temia com o novo sistema.

Próximos os
Até 21 de maio de 2012, haverá um processo de uso assistido do SAP na companhia de energia paranaense.

Até lá, segundo a diretora, não haverá contabilização e divulgação de resultados da solução.

“Acreditamos que será difícil comprovar a relação custo-benefício do sistema até lá. Até agora, o que vejo é que foi um o difícil, com muitas dificuldades que ainda permanecem, como aplicativos que não atendem às necessidades de core, em relação ao sistema caseiro que tínhamos”, comenta Yara. “Porém, não há dúvida: foi uma grande inovação. Estamos muito felizes e ficará muito melhor”, aposta.

A empresa
Com receita anual em torno de R$ 303 milhões, a Copel é a quinta maior geradora de energia do país, atendendo a 7,1% do mercado nacional de distribuição.

Recentemente, a companhia conquistou concessões que lhe permitem atuar também fora do Paraná.

Assim, este ano a empresa vai inaugurar usinas em Mauá e Cavernoso.

Já para 2015, projeta a inauguração de uma usina no rio Teles Pires, com capacidade de 300 MW.

Além disso, a Copel também acaba de vencer dois leilões da Aneel que dobraram sua capacidade de transmissão, atingindo 856 km de linhas.

A empresa mantém subsidiárias, sendo uma delas focada em Telecom – a Copel Telecomunicações, que hoje atende a 1442 clientes corporativos.

Gláucia Civa cobre o SAP Fórum 2012, em São Paulo, a convite da SAP Brasil.