De bons conselhos a um melhor planejamento de negócios 2xx4l

Quando eu era jovem, meu pai sempre me lembrava de olhar para frente e se planejar para um dia chuvoso. Como quando comprei meu primeiro carro, planejei e tinha certeza de que seria capaz de cobrir meus empréstimos do carro e pagamentos de seguro.

No entanto, meu pai disse, você planejou para as coisas que você sabe que vai acontecer, mas a vida não é como uma previsão do tempo, você precisa planejar e estar pronto para as coisas que você não pode controlar como reparos de carro, dedutíveis de seguro e muito mais. 

Conforme fui vivendo a vida percebi que, realmente não há muito na vida que seja previsível, mas se você puder planejar para isso e for capaz de fazer ajustes necessários ao longo do caminho, as coisas ficariam bem.

Lembro-me de fazer orçamentos básicos no meu antigo computador Apple II, onde eu fazia ajustes à medida que minhas contas mudavam, ou minha renda flutuava, e isso resultou em um plano para economizar dinheiro e me planejar para o futuro – estava eu realizando previsões?

Avançando alguns anos, na verdade, muitos anos... agora trabalho na Prophix e adivinha, nos especializamos em ajudar as organizações a simplificar seu orçamento, planejamento e previsão.

Os orçamentos são uma ferramenta fundamental de gestão para definir as expectativas anuais de base contra metas estratégicas e demanda antecipada. Porém muitos profissionais de finanças argumentam que o processo orçamentário é demorado, rígido e propenso à erros.

Claro, os orçamentos são importantes porque ajudam as empresas a mapear onde querem estar no futuro, mas isso também pode ser uma prática idealista. Por exemplo, as vendas podem realmente aumentar a receita do produto "A" em 50%? Para ajudar a validar este tipo de suposição e nos trazer de volta à realidade - trabalhamos com a previsão.

Por que prever?

A previsão permite que você se prepare para variáveis que afetam seus objetivos e lucros e que mudam ao longo do tempo. A previsão é como uma verificação de realidade que alinha os orçamentos com os números reais.

Se as coisas não estão saindo como deveriam, a previsão ajuda a gestão a se realinhar para então tomar medidas imediatas. A previsão torna-se ainda mais importante em tempos de incertezas.

Quanto mais frequentemente você puder fazê-la, mais fácil é se adaptar, ser ágil e tomar melhores decisões. A maioria de nós concorda que a previsão agrega um enorme valor ao negócio. No entanto, o desafio para muitos departamentos financeiros é que a previsão geralmente adiciona mais trabalho a uma carga de trabalho já pesada.

Mas isso é importante ressaltar porque a previsão requer disciplina no processo – uma disciplina que varia de acordo com o tipo de técnica de previsão que você emprega. Em seguida, vamos discutir os diferentes tipos de métodos de previsão que existem.

Tipos de Previsão

Quando se trata de previsão financeira, existem três tipos principais: qualitativo, quantitativo e causal.

Qualitativa

Previsão qualitativa é a mais crítica por natureza. Quando eu estava na escola, nos lembramos várias vezes de tomar decisões baseadas em evidências, mas isso nem sempre é possível. Por exemplo, nenhuma quantidade de dados históricos poderia projetar a pandemia atual.

Embora seus dados possam não indicar o melhor caminho a seguir, sua intuição pode. No entanto, é importante estar ciente de quaisquer vieses pessoais.

Use esse tipo de previsão quando os dados são limitados pela expansão da pesquisa de mercado, e você planeja envolver líderes multifuncionais e especialistas no processo de planejamento. Mas, como sempre, você deve criar vários cenários para considerar o problema de todos os ângulos e capturar potenciais realidades abrangentes.

Quantitativa

A previsão quantitativa é, como o nome sugere, uma abordagem orientada a números onde você pode utilizar dados ados para encontrar tendências. Você pode usar ferramentas de análise de dados para encontrar padrões como sazonalidade e traduzi-los em decisões e projeções baseadas em evidências para o futuro.

Essa abordagem é menos propensa a erros, mas depende de um longo período de dados. Assim, você pode combinar seus dados com seu julgamento para mapear o futuro.

Esse tipo de previsão pode ser ainda mais detalhado, sendo que as duas principais categorias são – tradicional e dinâmica. A previsão tradicional é a sua 3 + 9, 6 + 6, ou 9 + 3, onde o primeiro número representa o número de meses reais em mãos, e este último representa seus períodos planejados.

Assim, uma previsão tradicional de 3 + 9 tem três meses de reais e nove meses de dados planejados. É tradicional porque esse tipo de previsão geralmente é feito a cada trimestre. Assumindo que você trabalhe com trimestres, é recomendado que você faça previsões três vezes ao longo do seu ano fiscal.

As previsões tradicionais são frequentemente ligadas aos orçamentos, o que significa que há uma ênfase de curto prazo na demanda de planejamento, de modo que os objetivos trimestrais, ou de fim de ano, são uma prioridade maior do que as metas de longo prazo.

Para combater alguns dos desafios com as previsões tradicionais, muitas empresas adotaram uma forma mais dinâmica de previsão – previsões de rolamento.

As previsões de rolamento são uma forma de os profissionais de FP&A planejarem de forma contínua e dinâmica um certo número de períodos futuros. Essas previsões são ágeis por natureza, pois forçam o negócio a sempre prever X número de meses ou Y número de trimestres no futuro.

Por exemplo, uma previsão de rolagem mensal poderia seguir um formato 1 + 12, 2 + 12 ou 6 + 12. Sendo assim, ao fechar um período, você adiciona outro período à sua previsão.

Em contraste com a previsão tradicional, não há "data final" para as previsões de rolamento, o que dá às empresas uma melhor perspectiva à longo prazo. As previsões de rolamento são mais precisas do que as previsões tradicionais, uma vez que você está constantemente ajustando as projeções ao longo do caminho.

Elas também são mais ágeis pois permitem que você perceba tendências mais rapidamente, atualizando sua perspectiva com dados em tempo real sobre novos drivers, mudanças e padrões.

No entanto, é importante ter em mente que se você não tiver as ferramentas certas, como um software de M por exemplo, você pode acabar criando muito mais trabalho para seus funcionários. As finanças não podem mais depender de planilhas lentas e propensas a erros no mundo de negócios globalizado de hoje em dia.

Causal

O último tipo de previsão é o método causal, também referido como previsão de causa e efeito. Este é o tipo mais elaborado de previsão, já que há muita matemática envolvida. A previsão causal é baseada em regressão e estatisticamente derivada – sua previsão é uma função de múltiplas variáveis e constantes.

Imagine que você não só tem uma infinidade de dados em mãos, mas também tem uma análise profunda por trás dos números. Por exemplo, dados sobre consumidores, fornecedores, produtos e taxas de juros, de tal forma que você poderia medir a causa e o efeito por trás das variáveis independentes e dependentes.

Isso permite que você modele previsões de oferta e demanda em um nível numérico detalhado. Um bom exemplo de previsão causal é para medir o impacto de uma promoção de curto prazo nas vendas e usar esses insights em seu processo de planejamento. A previsão causal não é frequentemente usada em ambientes de negócios porque requer muitos recursos e manutenção.

Conclusão

Eu acho que no final, meu pai estava certo quando dizia: "Não há muito na vida que seja previsível, mas se você puder planejar e for capaz de fazer ajustes necessários ao longo do caminho, as coisas ficariam bem".

Como sabemos, os negócios são tão imprevisíveis quanto a vida. Então, se você está enfrentando riscos crescentes e tendo problemas para tomar decisões, talvez seja hora de considerar os benefícios da previsão.

Independentemente do tipo de previsão que você usa, você pode aproveitar os insights para validar se está na trajetória certa e ajustar suas decisões adequadamente. A previsão ajuda a mitigar o risco e a incerteza quando combinada com o planejamento do cenário.

A previsão também pode servir como um constante que permite incorporar novos dados em seu processo de planejamento, tornando-o mais ágil. Eu recomendaria uma combinação de previsão quantitativa e qualitativa, afinal dados são fundamentais e o julgamento vem da experiência e liderança.

O planejamento é por natureza repetitivo e tecnologia como o software de M (Corporate Performance Management) da Prophix podem ajudar você a gerenciar essas tarefas repetitivas automatizando processos-chave.

Obtenha informações rapidamente, consolide seus planos e determine os motivadores, tudo em um ambiente seguro e conveniente, dando a você tempo para se concentrar em iniciativas estratégicas.

*Por Wayne Slater, diretor de marketing de produto da Prophix.