A Embraco contratou a Akquinet HKS para um projeto de Governança de Cadastros. Foto: Divulgação.
Simplificar para agilizar. Esta tem sido uma das premissas da Embraco, multinacional com foco em soluções inovadoras para refrigeração, para atender ainda melhor seus clientes. Recentemente, a companhia contratou a Akquinet HKS para um projeto de Governança de Cadastros, a fim de reduzir o lead-time de entrega de produtos.
A equipe de Tecnologia da Informação da Embraco, juntamente com as áreas de negócio, buscou um parceiro que fosse capaz de contribuir com as melhores práticas de mercado e com tecnologia para ar a gestão dos seus cadastros, estabelecendo objetivos claros a serem alcançados:
- Suprir as necessidades ligadas à governança do processo de cadastro de material e produtos;
- Criar um processo centralizado de cadastros, ao invés de criar uma área centralizada;
- Buscar ganhos para os processos de Desenvolvimento de Produtos, Compras e Logística;
- Aumentar a qualidade da informação para a tomada de decisão;
- Garantir a governança Fiscal e Tributária;
- Transferir o conhecimento informal (tácito) para o domínio da empresa;
- Simplificar e automatizar os seus processos, em busca da excelência operacional;
- E, por fim, para ar os novos processos, implantar uma solução tecnológica conectada diretamente ao SAP, evitando integrações.
O trabalho iniciou com o mapeamento dos processos de cadastro de materiais, produtos e de outros cadastros relacionados (lista técnica, roteiro, registro Info de compras e lista de opções de fornecimento) existentes. Com base neste mapeamento, aliado ao potencial que a ferramenta escolhida (BRO MDM+) poderia entregar para a Embraco, e com o know-how dos consultores, foram definidos processos padronizados para as 11 unidades mundiais da Embraco.
Além dos processos de cadastro, foi também definido o processo de governança – item muito importante para a continuidade das melhorias que seriam implantadas durante o projeto.
“A Embraco tem como missão ser mais simples e ágil nos processos e este trabalho veio ao encontro desta necessidade”, destaca Marcos Casado Castano, diretor corporativo de TI.
O projeto foi divido em duas fases:
1ª: Visibilidade do estado atual e acompanhamento da performance do fluxo do processo
Foram implantados novos processos padronizados e orquestrados pelo workflow do BRO, trazendo visibilidade e controle mais refinado aos processos de cadastros. Nesta fase, foi inserida a cultura de monitoramento on-line e em tempo real dos cadastros da empresa, com envolvimento e treinamento dos colaboradores.
2ª: Simplificação e Automação
Com as lições aprendidas na primeira fase e aplicando o potencial da ferramenta BRO MDM+, a segunda etapa possibilitou o aprimoramento dos processos de cadastro implantados. A funcionalidade de formulários do BRO simplificou o processo interno disponibilizando campos e informações de forma organizada, racionalizada e simples. A partir da implementação e as regras de negócio mapeadas, automatizou-se grande parte do cadastro, reduzindo consideravelmente o esforço e tempo empregado pelos usuários.
Ganhos obtidos
As melhorias com a adoção da Gestão de Dados Materiais (BRO) foram inúmeras, como mostra a lista abaixo, mas entre os destaques, está a agilidade no cadastro. Para isso, etapas foram eliminadas, reduzindo o inventário de uma válvula de 56 para 18 dias, por exemplo. Outras melhorias alcançadas:
- Qualidade na informação do cadastro;
- Processos padronizados e documentados;
- Disponibilização da informação de forma centralizada para todos os colaboradores;
- Redução de 81% no tempo (lead-time) para cadastro;
- Salto de 31% para 88% no atendimento do SLA;
- Automação de 77% do processo de cadastro;
- Redução de custos logísticos e de inventário;
- Domínio sobre as regras de negócio dos cadastros, que antes eram tácitos, e que foram estruturados e sistematizados;
Projeto em Fatos e Números
- 11 unidades no Brasil, Itália, China, Eslováquia, México, Estados Unidos, Rússia e Eslováquia
- 139 processos implantados;
- 330 usuários-chave envolvidos e treinados;
- 19 áreas de negócio envolvidas;
- Mais de 1.000 novos cadastros por mês;
- 1ª fase implementada em três meses.