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Gerir o ciclo de vida de informações não estruturadas dentro de uma empresa (ECM, do inglês Enterprise Content Management), não só traz melhorias para os negócios, como também para o meio-ambiente. Isto porque, além de colaborar com a redução de custos para a organização, este tipo de prática também diminui a necessidade de impressões e o consequente uso de papéis, informa um estudo do Gartner.
"A mudança da cultura organizacional com relação à substituição do papel pelo meio eletrônico pode trazer benefícios ao meio ambiente, como economia de energia graças à diminuição de produção de papel", diz Mark Gilbert, vice-presidente de Pesquisa da consultoria internacional.
Gilbert aproveita para dar dicas de ECM às empresas. Primeira: analise o modo como sua companhia captura informações de clientes, fornecedores e prospects. Faça uma auditoria sobre os métodos utilizados para a coleta destes dados, identifique os processos que podem ser substituídos por formulários eletrônicos e reduza, assim, a necessidade de criar um documento em papel.
Segunda: guarde arquivos em formato eletrônico apropriado. Isso diminui a necessidade de impressão de materiais para fins de armazenamento, facilita consultas e exclui a necessidade de aquecer ou resfriar grandes compartimentos para armazenamento de papéis, reduzindo o consumo de energia.
Conforme estimativas do Gartner, apenas 1% dos arquivos guardados fora de uma rede são ados novamente, enquanto que, com arquivos eletrônicos, as companhias podem conservar o registro e fazer referências para muitos outros documentos através de metadados e pastas.
A terceira dica é construir estratégias ECM bem definidas, o que trará uma visão estratégica de gerenciamento de conteúdo, facilitando a incorporação dos processos e trazendo economia em hardware, armazenamento, operação e manutenção de TI.
Adotar outsourcing de ECM é a quarta dica. Organizações que terceirizam esta prática otimizam o uso da infra de TI, garante a consultoria.
Quinta indicação: otimize processos com CEVAs (nada a ver com o happy hour, a expressão vem do inglês Content-enabled vertical applications). Com isso, sua empresa economiza dinheiro e papel, já que automatiza processos complexos que necessitam de profissionais para istrar manualmente documentos impressos.
Por fim, o Gartner sugere explorar a comunicação digital com clientes, fornecedores e prospects. “O custo disso é bem menor do que utilizar papéis”, garante Gilbert.
"A mudança da cultura organizacional com relação à substituição do papel pelo meio eletrônico pode trazer benefícios ao meio ambiente, como economia de energia graças à diminuição de produção de papel", diz Mark Gilbert, vice-presidente de Pesquisa da consultoria internacional.
Gilbert aproveita para dar dicas de ECM às empresas. Primeira: analise o modo como sua companhia captura informações de clientes, fornecedores e prospects. Faça uma auditoria sobre os métodos utilizados para a coleta destes dados, identifique os processos que podem ser substituídos por formulários eletrônicos e reduza, assim, a necessidade de criar um documento em papel.
Segunda: guarde arquivos em formato eletrônico apropriado. Isso diminui a necessidade de impressão de materiais para fins de armazenamento, facilita consultas e exclui a necessidade de aquecer ou resfriar grandes compartimentos para armazenamento de papéis, reduzindo o consumo de energia.
Conforme estimativas do Gartner, apenas 1% dos arquivos guardados fora de uma rede são ados novamente, enquanto que, com arquivos eletrônicos, as companhias podem conservar o registro e fazer referências para muitos outros documentos através de metadados e pastas.
A terceira dica é construir estratégias ECM bem definidas, o que trará uma visão estratégica de gerenciamento de conteúdo, facilitando a incorporação dos processos e trazendo economia em hardware, armazenamento, operação e manutenção de TI.
Adotar outsourcing de ECM é a quarta dica. Organizações que terceirizam esta prática otimizam o uso da infra de TI, garante a consultoria.
Quinta indicação: otimize processos com CEVAs (nada a ver com o happy hour, a expressão vem do inglês Content-enabled vertical applications). Com isso, sua empresa economiza dinheiro e papel, já que automatiza processos complexos que necessitam de profissionais para istrar manualmente documentos impressos.
Por fim, o Gartner sugere explorar a comunicação digital com clientes, fornecedores e prospects. “O custo disso é bem menor do que utilizar papéis”, garante Gilbert.
Gláucia Civa Kirch 5y6f5z
Sócia Diretora da Capital Informação