Gestão de caixa no meio da construção 4h1a4s

Nos últimos dez anos, a construção tem sido uma indústria de crescimento rápido, mas arriscada. Os empreiteiros sempre tiveram que lidar com margens apertadas, atrasos na entrega de projetos, escassez de mão de obra e hoje, temos mais incertezas do que nunca.

Os empreiteiros lutam para construir uma declaração precisa dos fluxos de caixa, e para criar previsões de caixa futuro, encontrando muitas barreiras para atingir uma previsão precisa. Eles não podem mais olhar para a gestão de caixa da mesma maneira que sempre fizeram. Adotar uma abordagem multidimensional à previsão ajuda a obter visões e percepções mais abrangentes.

Os empreiteiros precisam monitorar KPIs-chave, como redução de margem, financiamento de projetos e dias de dinheiro em caixa, e precisam fazer isso diariamente ou semanalmente, não apenas mensalmente, trimestralmente ou anualmente.

Cada empreiteiro tem um relatório chamado WIP (Work In Progress ou Trabalho em Andamento) e eles precisam orbservar atentamente o nível de faturamento para ver quais trabalhos estão usando o dinheiro. O relatório WIP precisa ser flexível e visível ao longo do tempo para permitir uma análise mais profunda.

O desafio é ter o a esses dados de forma ágil e fácil para tomar decisões rápidas. Muitos contratantes precisam extrair os dados de vários sistemas, o que torna o processo complicado e demorado.

Na maioria dos casos, os dados residem em vários sistemas. O sistema de contabilidade detém a maioria dos dados sobre custo e faturamento. As soluções de gerenciamento e agendamento de projetos têm o custo para conclusão e os prazos necessários. As soluções de CRM têm o pipeline de trabalhos para licitar. As soluções de estimativa apresentam os trabalhos que estão sendo licitados, mas ainda não foram concedidos. Para fazer uma previsão com precisão, os empreiteiros precisam extrair dados de todos esses sistemas e, em seguida, coordenar com diversos indivíduos de sua empresa para obter essas informações. Neste processo temos desafios como o trabalho de consolidar essas informações em uma grande planilha com muitas fórmulas que podem ser facilmente corrompidas, lidar com o controle de versões de arquivos, além da troca contínua de e-mails. É um processo ineficiente, complicado e sujeito a erros. Quando você está tentando prever o caixa rapidamente, não há tempo para lidar com esses tipos de problemas.

O KPI (Indicador de desempenho chave) de Dias de Caixa é o número de dias de receita que você tem disponível em dinheiro.

Um empreiteiro em circunstâncias normais deve ter pelo menos 20 dias de dinheiro em caixa. Nas difíceis circunstâncias de hoje, os empreiteiros precisam ter mais dinheiro disponível e precisam tomar cuidado com o rebaixamento da linha de crédito. Usar estratégias típicas de economia de dinheiro como melhorar as cobranças, atrasar pagamentos de fornecedores e faturar mais rápido para aumentar seus saldos de caixa pode ser uma estratégia arriscada.

Muitos bancos estão realmente restringindo o crédito. Hoje, trabalhar com um banco que entende a construção e os ciclos que vivemos neste setor, é mais importante do que nunca. Determine quanto dinheiro você precisa para cobrir a folha de pagamento e pagamentos fixos, como empréstimos de equipamentos, de pelo menos 2 a 3 meses, e certifique-se de ter esse valor disponível em sua linha de crédito. Embora os proprietários gostem de retirar dinheiro de suas empresas todos os anos, certifique-se de informá-los sobre quanto dinheiro e linhas de crédito você precisa para enfrentar as mudanças do mercado.

Todos os empreiteiros devem estar atentos ao seu backlog para assegurar de que ele está crescendo para impulsionar o crescimento da receita e de que não está caindo, e então tomar as medidas de corte de custos apropriadas para se alinhar aos novos níveis de trabalho. O backlog vem do relatório WIP que agora precisa ser visto de uma nova maneira. Você poderia ter trabalho nos livros, ou seja, contratos válidos, mas se esse trabalho for interrompido ou a chance de cobrança for baixa, então você reduziu significativamente sua carteira e as medidas de corte de custos que terão que ser tomadas. Você tem que olhar para cada trabalho e avaliar sua probabilidade de continuar ou não, e assim ir ajustando de acordo. É hora de reavaliar a capacidade de crédito de cada cliente para o qual você trabalha.

Avalie o lucro bruto acumulado na carteira restante. O lucro bruto estimado que você revisou é suficiente para cobrir despesas gerais e istrativas? Mesmo em tempos bons, sua carteira de pedidos pode estar aumentando, enquanto seu lucro bruto pode estar diminuindo. Este é um bom KPI a ser observado para avaliar suas despesas gerais. Normalmente, o lucro bruto acumulado deve exceder 50% de suas despesas gerais e istrativas se você quiser ter lucro.

Uma coisa que aprendi há muito tempo trabalhando com contabilidade em construção; faturamentos insuficientes são ruins e faturamentos antecipados são bons. Isso é tão básico na contabilidade de construção quanto a soma de débitos ser igual à soma de créditos ou a soma de ativos serem igual à soma de ivos + capital próprio.

Os empreiteiros sempre terão alguns trabalhos com faturamento insuficiente, o que significa apenas que você reconhece que o trabalho ganhou mais receita do que cobrou do cliente, mas essa deve ser uma exceção, não a norma. Cada trabalho com faturamento inferior deve ser examinado.

Caso seu percentual de faturamento insuficiente fique muito alto em relação ao seu patrimônio, os bancos irão questionar sua real lucratividade, e o quão bem você está istrando sua empresa.

Dinheiro de Faturamentos Antecipados. Deve sempre exceder a proporção de 1. Por exemplo, um projeto com faturamento antecipado, a menos que ele ainda esteja em contas a receber, você ainda não pagou os custos e, portanto, precisará desse dinheiro no futuro para financiar seu trabalho. Embora normalmente consideremos estes projetos bons, se você estiver pegando esse dinheiro e usando-o para outros itens não operacionais, como a compra de equipamentos, poderá ter problemas para financiar as operações no futuro.

O KPI Líquido de contas a receber e contas a pagar é outro bom indicador de como um empreiteiro está gerenciando seu fluxo de caixa. Um número excepcionalmente baixo pode indicar que um empreiteiro teve ou está prestes a ter problemas de fluxo de caixa.

E, é claro, os empreiteiros devem sempre olhar para os índices de liquidez padrão.

Razão atual - deve sempre exceder 1.25

Proporção rápida - deve sempre exceder 1

Razão de alta liquidez - deve exceder 1

No momento, o índice de alta liquidez é o mais importante, pois é baseado em um período de mês(es), e não no ano atual. O índice de alta liquidez é o índice entre os ativos que podem ser liquidados em 30 dias e os ivos que vencem à vista ou em 30 dias.

Muitos empreiteiros podem nunca ter ouvido o termo M. E se eles tiverem, provavelmente significa "Critical Path Method" ou Método de Caminho Crítico, que é uma prática comum usada no lado operacional da construção. M significa Corporate Performance Management no mundo das finanças. O software M pega dados de várias fontes, como ERP, estimativas, gerenciamento de projetos, soluções de CRM e os reúne para relatórios, análises e planejamento de cenários hipotéticos.

Neste caso, estamos mostrando como uma solução de M pode trazer todos os seus KPIs de caixa em um único local, chamado Dashboard. Com todos os seus dados centralizados em um local fácil de interpretar, você pode detalhar e fazer mais análises conforme vê as tendências que você precisa investigar.

O M não é apenas uma ferramenta de relatório. É uma ferramenta de Gestão de Desempenho Corporativo. Em outras palavras, ele permite que você atue sobre os dados. Ele permite que você faça cenários hipotéticos. Ele permite que você adicione dados aos que já estão sendo coletados. Ele permite que você faça orçamentos e previsões e configure fluxos de trabalho em torno do processo.

Este é um exemplo de Dashboard de caixa bom que um empreiteiro pode usar para gerenciar o dinheiro:

Os relatórios WIP são parte integral do gerenciamento de caixa. Todos os empreiteiros têm um relatório WIP, como disse anteriormente. O problema é que eles geralmente veem isso de uma só maneira. Você precisa ser capaz de pesquisar e interagir com o relatório WIP de várias maneiras para realmente identificar as tendências que afetam o fluxo de caixa.

Portanto, talvez você tenha um relatório WIP padrão na ordem do número do trabalho, conforme o primeiro exemplo, que fornece suas informações típicas, mas inclui o detalhamento por trabalho para o mês atual. Mas e um WIP por cliente, que mostre o backlog e a lucratividade dos clientes e talvez também inclua dados antigos. E que tal um WIP por gerente de projeto para mostrar como os trabalhos são lucrativos por gerente de projeto, ou analisar o faturamento por gerente para detectar possíveis problemas com faturamento ou lucratividade.

A questão é que você precisa ser capaz de analisar seu WIP de várias maneiras diferentes. Tipo de trabalho, para mostrar com qual trabalho você ganha mais dinheiro. Estimador - Para mostrar quais estimadores fazem a melhor estimativa de trabalho.

Que tal um WIP por estado ou cidades com restrições?

Com estados e cidades em diferentes restrições, é importante que você consiga executar seu WIP por cidade e estado para ver que trabalho ainda estava realmente ativo. Não é mais sobre o que você tem em contratos. É sobre onde você realmente pode trabalhar! Veja uma demonstração LIVE do Prophix para Construção em nosso próximo evento.

Aqui estão algumas coisas a serem consideradas quanto ao faturamento, e por que é tão importante gerenciar isso através de sua revisão dos relatórios WIP:

• O faturamento antecipado tende a se transformar consistentemente em lucro. Faturas insuficientes tendem a se transformar em perda de margem e potencialmente perda de trabalhos
• Faturamento oportuno leva a cobranças oportunas. Faturamento lento leva a cobranças lentas que levam a dívidas inadimplentes
• Os Gerentes de Projetos devem ser ensinados a serem conservadores em suas estimativas. Ser agressivo leva ao enfraquecimento do lucro, o que é desaprovado pelos e bancos

Você deve sempre ter uma maior proporção de faturamento líquido antecipado sobre faturamento insuficiente. É normal ter alguns trabalhos com faturamento insuficiente, mas estes devem ser a exceção e não a regra.

Muitos empreiteiros pararam ou fecharão as portas este ano devido à falta de dinheiro para istrar seus negócios. Muitos deles podem até ter sido lucrativos e poderiam ter sido evitados. Ter bons KPIs de caixa e monitorá-los de perto irá impedir que muitos outros contratantes sigam o mesmo curso.

Empreiteiros que usam o software M estão mais bem posicionados para monitorar seus KPIs de caixa e fazer análises de WIP, e assim encontrar problemas de caixa antecipadamente. Conheça mais do Prophix em nossa Webinar Live de Construção. Cadastre-se hoje e garanta já sua vaga.

Eric Newton – Prophix