Itaipu: portal de compras com Paradigma 2s2r4p

A Usina Hidrelétrica de Itaipu, localizada em território brasileiro e paraguaio, contou com a solução da empresa catarinense Paradigma Business Solutions, por meio de um consórcio binacional com a empresa paraguaia Excelsis, para o desenvolvimento de seu Portal de Compras Eletrônicas, com endereços para Brasil e Paraguai. A escolha foi feita por meio de uma licitação.

Rosimeri Martins, superintendente de Compras da companhia, explica que, por ser uma empresa binacional, a hidrelétrica tem o desafio constante de atender às necessidades específicas de cada país, garantindo sempre a isonomia na participação.

“O desenvolvimento de um Portal de Compras Eletrônicas teve uma especial complexidade, pois trazia a necessidade de seguir a Norma Geral de Licitação da companhia, que contempla elementos dos sócios Paraguai e Brasil, enquanto se relaciona com fornecedores regionais e globais”, explica Rosimeri.

Um dos pontos determinantes do projeto ficou a cargo da área de TI da usina, que teve o desafio de definir um local como ponto neutro entre os dois países para instalação de uma infraestrutura de data center para a solução. 

Para manter as condições iguais aos dois países, foi realizada uma análise para cruzamento de pontos, que garantisse que se algum fornecedor não conseguisse realizar uma operação por um provedor do Brasil, a operação seria concluída por um provedor paraguaio e vice-versa. 

Essa solução também atua com dois firewalls e dois IPs públicos separados, quatro máquinas web, replicados no banco de dados, além de estar integrada ao sistema de gestão empresarial SAP e sincronizado com o cadastro de fornecedores online.

A solução está sendo utilizada desde setembro de 2014, com os processos de compras de pequeno valor e coleta de preços e, logo, será publicado um piloto para o pregão. 

“Estimamos uma economia anual de 128 mil folhas de papel e de US$ 80 mil com gastos em correspondências por ano com o fim do envio das cartas convite e da troca de correspondência com os fornecedores”, afirma Rosimeri.

Com o fim da troca de correspondências via correio, a conclusão de um processo de compra que era feita em 60 dias deve ar para 20 dias.

“Também adotamos o módulo de Gestão e Controle da plataforma de compras da Paradigma conhecido no mercado como Analytic Dashboard para termos fácil o a todas as informações sobre uma ordem de compra, desde o tempo para efetivar até os custos. Esses dados e dos demais sistemas utilizados pela Diretoria Financeira serão tratados em um ambiente de BIl”, conta Rosimeri.

A necessidade da integração de compras começou em 2006, quando a diretoria financeira da Itaipu decidiu adotar a ferramenta de ERP SAP como solução de gestão empresarial para integrar as informações de suas superintendências que atuavam com sistemas distintos. 

Com a diretoria integrada, a empresa desenvolveu internamente um Portal de Cadastro e um sistema de avaliação online para aprimorar sua relação com os fornecedores, além de desenvolver novos fornecedores nos dois países, que trouxe aumento de produtividade com a diminuição do tempo para concluir os cadastros e economia com papel. 

Com esses dois projetos concluídos, a empresa decidiu partir para a modernização de seus mais de 2,6 mil processos de compras anuais. 

Economista da Itaipu Binacional, Fluvio Ricardo Nascimento explica que os processos de compras eram realizados de forma manual, por envio de email e fax para responder cotações e envio de cartas convite pelos correios para fornecedores do Brasil e Paraguai. 

“Temos um trânsito muito grande de papéis entre os fornecedores em nossas compras de pequeno valor e nas licitações nas modalidades de Coleta de Preços e Pregão. Com a consolidação deste projeto, teremos considerável redução”, conta Fluvio.

A binacional possui um volume de compras de US$ 152 milhões por ano. Desse valor, 80% vai para serviços como limpeza, vigilância, copa e transporte e os outros 20% são para sobressalentes, manutenção preventiva e materiais de consumo diverso. 

Fluvio explica que a necessidade da implementação premente dessa solução surgiu com o abandono, em 2009, do Pregão Eletrônico Binacional, devido a problemas técnicos de utilização da ferramenta antiga. 

A partir disso, os pregões binacionais precisavam ser feitos de forma presencial, o que muitas vezes se tornava inviável, pois os fornecedores participantes localizados em diversas regionais do Brasil e do Paraguai precisavam se deslocar para Itaipu.

Diferente do projeto realizado internamente para o desenvolvimento do cadastro de fornecedor, neste trabalho para a criação de um Portal de Compras, a empresa avaliou a complexidade e todas as necessidades para os diversos tipos de compras e a de integração com o ERP e o Portal de Cadastro, então, decidiu especificar a solução e licitar um produto, publicando o edital em 2013.

Responsável por dezenas de portais nacionais de procurement e SRM, que movimentam mais de 100 mil pedidos de compra por ano, a Paradigma emplacou em 2014 contratos grandes como o da catarinense Celesc, o do governo do Pernambuco (Planejamento e Gestão de Suprimento) e o da a prefeitura de Florianópolis (Portal do Cidadão).

A empresa projeta fechar o ano com faturamento superior a R$ 13 milhões e planeja crescer 20% em 2015, com 60% da meta de faturamento já contratada para o ano seguinte.

Na semana ada, a empresa levantou um financiamento de R$ 2 milhões junto ao BNDES, por meio do banco regional BRDE, para concluir a globalização da sua plataforma de SRM.