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"A verdade de ontem é a besteira de hoje", escreve o autor inusitado do livro Honestidade Radical (Radical Honesty), Brad Blanton. "Até mesmo a visão libertadora de ontem é a prisão da explicação obsoleta de hoje."
Desta maneira, empresas globais de médio porte (receita entre US$ 50 milhões e US$ 1 bilhão) são presas pela crença de que melhores ferramentas para relatórios financeiros, orçamento e planejamento são apenas para as grandes empresas.
De fato, hoje existem ferramentas de Planejamento e Análise Financeira (FP&A) para empresas de médio porte, e que podem fornecer vantagem competitiva significativa, acelerando drasticamente processos como orçamento, análise, planejamento e relatórios, ao mesmo tempo em que reduzem erros e omissões. O software de FP&A automatiza e consolida diversos fluxos de dados corporativos (financeiros, operacionais, vendas, etc.) em todos os departamentos. Como resultado, os dados am a ser úteis ao invés de serem um recurso desgastante de ser coletado, e mal utilizado.
Mas a maioria das empresas de médio porte ainda está utilizando sistemas baseados em planilhas, que são demorados e propensos a erros, para realizar orçamento, planejamento e consolidações financeiras, acreditando não ter tempo ou recursos para implementar ferramentas de gestão digital que lhes permitirão executar melhor seus negócios. A explicação mais comum é: "nosso pessoal do financeiro está muito ocupado istrando nosso negócio para adotar um novo sistema". Enquanto isso, esses profissionais de finanças, altamente treinados, acabam servindo como funcionários de entrada de dados, gastando incontáveis horas inserindo e reinserindo dados e fórmulas, ou copiando e colando entre células e planilhas.
Automatizar esses processos libertaria os profissionais de finanças do que é essencialmente tedioso, dando-lhes tempo para realizar análises úteis sobre os dados, entender quais partes da empresa são rentáveis, onde a empresa deve investir recursos para maximizar a lucratividade, e quais processos dificultam ou ajudam a produtividade. Uma vez que o departamento de finanças a a realizar estas análises, ele evolui e deixa de ser um departamento de pessoas que relatam o que aconteceu no ado e a a ser um departamento que gera valores na empresa, capaz de informar direção estratégica.
Podemos considerar que o ciclo de relatórios para a maioria das empresas de médio porte acontece mensalmente. Finanças é o departamento que importa os dados de todos os demais departamentos. Apenas obter os dados já se torna uma tarefa demorada e com vai e vem, muitas vezes exigindo várias solicitações e conversas. Em seguida, eles devem copiar e colar – ou rechavear – os dados em planilhas – um processo que aumenta as chances de erros. Em seguida, eles tentam formatar os dados de forma consistente e vincular estes dados em planilhas. É um processo que consome facilmente de 5 a 10 dias de longas horas, e que com a automação, pode ser feito em algumas horas.
Livre do tédio da coleta e consolidação de dados, o departamento de Finanças pode gastar muito mais tempo em atividades que agregam valor, como executar simulações de cenários - chamados de cenários "What-If" - "E se mudarmos os recursos do departamento X para o departamento Y? E se focarmos nas vendas diretas em vez de vendas de canais? E se reduzirmos os custos das telecomunicações em 8%?"
Da mesma forma, os processos anuais de planejamento e orçamento são um pesadelo para a maioria dos departamentos de finanças do mercado de médio porte, muitas vezes exigindo noites e finais de semana no escritório. Não é incomum que os funcionários de finanças em meses no processo orçamentário anual. Isso inclui projetar e preparar planilhas, enviá-las aos gestores de cada departamento, lembrá-los quais são os devidos números do orçamento, receber as planilhas de volta, copiar dados entre planilhas, validar os números agregados, sincronizar formatos de planilha, enviar relatórios à gestão e potencialmente repetir muitas dessas tarefas para diferentes cenários. Em muitos casos, quando o orçamento é finalizado, não há tempo disponível para saber se os planos são confiáveis.
Por outro lado, muitas empresas que adotaram um software de FP&A relatam que podem reduzir o processo orçamentário de três meses para três semanas. Além dos benefícios claros do tempo economizado, o processo melhorado resulta em um orçamento mais preciso que se conecta aos objetivos estratégicos da empresa. O software também permite uma melhor validação dos recursos orçados e reais, além do ganho no tempo para determinar melhor se existem custos em excesso que podem ser reduzidos.
Para um orçamento adequado, seja anual, trimestral ou em uma base de 12 meses, como muitas empresas fazem agora, as equipes de gestão de mercado precisam de uma análise criteriosa de métricas confiáveis. Eles também precisam de tempo e informação para examinar uma variedade de cenários. Mas a maioria continua a correr contra o tempo, incapaz de obter os benefícios possíveis dos dados que am pelo Departamento Financeiro por achar que o departamento não tem tempo para fazer as coisas melhores.
A maior parte das empresas têm os recursos necessários para implantar grandes sistemas de Planejamento de Recursos Corporativos, mas o mercado de médio porte precisa de um tipo diferente de ferramenta, que não só seja fácil de usar, mas que também agregue valor imediatamente, sem ampla personalização e manutenção. Com o software de FP&A automatizando processos de baixo valor, as equipes de gerenciamento podem gastar mais tempo usando suas habilidades analíticas para gerar insights sobre múltiplas variáveis. Tendências e variáveis são mais fáceis de detectar quando os dados estão atualizados, completos e prontamente disponíveis, dando ao gerenciamento a oportunidade de uma melhor tomada de decisão.
O ambiente de negócios e as empresas estão sempre mudando. Permanecer preso na verdade de ontem pode ser o maior inibidor do sucesso de amanhã.
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Paul Barber
Chief Executive Officer (CEO), Prophix Software Inc.