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Bruna Amaral, analista de qualidade da SML Brasil. Foto: Divulgação.
Por Bruna Amaral*
Que empresário não se anima diante da possibilidade de eliminar custos, agilizar a troca de informações entre os departamentos, diminuir erros humanos e ganhar tempo para executar tarefas estratégicas?
São movidas por estes objetivos que cada vez mais organizações têm buscado implantar Business Process Management (BPM), cuja missão primordial é otimizar processos e gerar mais resultados para as organizações.
Na mesma medida, porém, aumentam também as frustrações, por não conseguirem ver na prática as mudanças que pretendiam promover por meio do BPM.
E isso pode acontecer devido a uma série de motivos, que vão desde o mau planejamento até a falta de apoio da alta istração.
Conheça alguns destes principais erros e saiba como evitá-los.
1. Não contratar especialistas em BPM
O BPM muda a cultura das empresas, o que pode ser desafiador para equipes inexperientes. Uma boa maneira de evitar esse problema é investir em treinamentos e contratar especialistas com certificação CBPP (Certified Business Process Professional) ou que já tenham participado de processos similares para liderar a implementação, no mínimo do projeto piloto.
Dessa forma, é possível aproveitar a experiência de mercado desses especialistas para identificar erros e propor soluções de sucesso. A equipe, com isso, terá mais confiança para implementar os processos posteriores.
2. Não preparar os funcionários para as mudanças
Para que as melhorias ocorram, os funcionários precisam entender a importância do processo e, assim, incorporar a ideia em suas equipes. Procure entregar os procedimentos, instruções de trabalho e fluxo de ações antecipadamente aos usuários finais. Dessa forma, eles saberão exatamente o que irá mudar.
Você pode também engajar os times por meio de um workshop que explique o projeto e mostre o impacto das atividades nos processos com os quais os colaboradores estão relacionados, deixando claro o que é esperado de cada uma das partes.
3. Não estruturar a metodologia
Para que o processo dê certo, é preciso ter ferramentas que proporcionem a melhor aplicação da estratégia. Por isso, tente estruturar uma metodologia para a fase de implementação do BPM.
4. Não estabelecer metas
Sem elas, fica impossível fazer o acompanhamento do processo de implementação do BPM e avaliar os resultados obtidos. Vale lembrar que é muito comum que a falta de entendimento do usuário final nos seus objetivos e metas contribua para o fracasso da empreitada. Por esse motivo, é necessário que os gestores divulguem e esclareçam os objetivos e metas, tanto quanto as consequências do seu não atingimento.
Você pode reforçar a ideia expondo os indicadores macro em ambientes comuns e relacionando-os ao Programa de Participação de Resultados. Outra maneira para aumentar o envolvimento é estabelecer metas individuais para cada colaborador.
5. Não fazer reuniões
Elas são fundamentais para aproximar as partes envolvidas, avaliar o progresso das ações e eliminar bloqueios e barreiras. Podem ser feitos encontros diários de acompanhamento com o grupo de implementação, semanais entre os gestores e a equipe e mensais entre os gerentes e a alta istração.
6. Não fazer a manutenção do processo: revisitá-lo
Se, mesmo depois de todo o progresso, a medição e o monitoramento contínuo falharem, o BPM pode acabar fracassando e o objetivo morrendo. Por isso, a alta istração deve fazer um controle mensal dos indicadores e não só controlá-los, como também propor ações para a correção das rotas. É possível promover treinamentos específicos para fortalecer fraquezas dos usuários e criar um histórico com o progresso das ações realizadas.
7. Não ter o apoio da gestão
O envolvimento de todos é fundamental para sucesso de qualquer projeto. No caso do BPM, uma ideia que mudará toda a cultura da empresa, esse incentivo é ainda mais necessário.
A falta de apoio das áreas de alta istração e o desalinhamento estratégico são barreiras que prejudicam a implementação. Por essa razão, é necessário que os executivos entendam a necessidade e ajudem no desenvolvimento da tarefa.
8. Não motivar as equipes
A participação do usuário final também é fundamental para que o projeto tenha sucesso. Por isso, é necessário realizar ações de motivação, como, por exemplo, a criação de uma BPM Week, com distribuição de brindes relacionados e até crachá com identificações especiais aos envolvidos na implementação.
Dessa forma, é possível criar uma sensação de orgulho na participação do projeto, garantindo assim maior apoio. É também possível motivar as equipes criando um Programa de Ideias para a Melhoria Contínua, deixando-os saber que os líderes da implementação ouvem as suas opiniões.
Outra ideia é mostrar que a responsabilidade pelo sucesso da empreitada é o desejo de todos. Você pode fazer com que a bonificação dos gestores seja diretamente ligada aos indicadores voltados à implementação do BPM.
9. Não dar atenção aos desmotivados
Os resistentes radicais podem prejudicar todo o processo da empresa e ainda desestimular os colegas. Uma forma interessante de evitar a resistência é programando uma evolução gradativa dos níveis de maturidade do BPM, evitando assim um choque muito grande.
Vale lembrar que é sempre importante identificar e monitorar continuamente o colaborador desmotivado. Se todo o esforço das equipes para que ele se adapte à nova cultura for em vão, torna-se necessário solicitar o apoio do RH para motivar este colaborador. Afinal, ele é chave importante para o sucesso do processo.
10. Não alinhar a equipe de TI com o BPM
Esse último detalhe é fundamental para a implementação ser um sucesso. A falta de alinhamento com o departamento de TI pode resultar no fracasso do projeto. Por isso, é importante ter um representante do setor do início até a conclusão do projeto.
O profissional deve participar das reuniões mensais com a alta istração e ainda ter um plano de ações de TI paralelo ao BPM. Dessa forma, ele não compromete os prazos macro do projeto de implementação.
*Bruna Amaral é analista de qualidade da SML Brasil.