Thiago Queirós, gestor das áreas de Projetos, Consultoria e Experiência do Cliente da Vockan Consulting. Foto: Divulgação
Se você está pensando na aquisição de um ERP para a sua empresa, por mais completa e eficiente que seja essa ferramenta, o sucesso da implementação será baseado nos cuidados que o gestor terá, antes mesmo de escolher o novo sistema.
O ponto de partida é definir metas e objetivos da organização, bem como os drivers do projeto. A eficiência da implantação vai além da tecnologia, pois também depende do engajamento e capacitação dos times que vão liderar o programa, com comunicação transparente e ativa, além de uma visão ampla do negócio.
Existem alguns pilares que contribuem positivamente para o sucesso da implantação do projeto de ERP na sua empresa.
Claro que tem as necessidades que são comuns a todas as organizações, como a busca pela redução de custos e maior participação no mercado, mas o fundamental é quebrar a resistência a uma nova forma de trabalho, entender que a ferramenta é importante, principalmente, para as áreas de negócios das empresas.
E tenha em mente que a automação de processos pode revolucionar o seu negócio.
Por isso, compartilho uma lista de 4 pontos centrais para que você reflita e trace um caminho baseado em pilares importantes:
1 – Alinhamento com o negócio: de acordo com pesquisas realizadas pelo Gartner, 70% das estratégias do ERP não estão alinhadas com a do negócio. Se uma empresa familiar que atua há 50 anos no mercado entende o ERP como um projeto istrativo ou operacional, sem intenção de mudança na gestão, com foco nos antigos legados, o desalinhamento já começa por aí.
É preciso dar o primeiro o com relação ao alinhamento das expectativas, ajustar as arestas e entender quais são os objetivos com a implantação do ERP.
Um exemplo: personalizar a ferramenta, como um material ou relatório, ou optar pela customização mais relevante, ou seja, propondo mudanças completas em todo o sistema, são pontos bem distintos e que devem ser definidos previamente, e não no meio do caminho do projeto.
Outro fator importante é a escolha de um parceiro especialista em seu setor de atuação, com soluções homologadas nas melhores práticas setoriais.
2 – Definir a equipe do projeto: é fundamental que o projeto seja encabeçado por profissionais com autonomia e poder de decisão, com foco e comprometimento.
E que cada departamento tenha o seu representante, pois quem vai utilizar a ferramenta, principalmente, são as áreas de negócio da empresa. Segundo o Gartner, 40% das implantações desapontam os stakeholders do negócio.
Como muitas organizações enxergam a implementação do ERP como um projeto de TI, líderes de áreas-chave acabam não se envolvendo e o resultado é a falta de engajamento dos colaboradores e usuários da empresa, além do risco de turnover, que ocorre em quase todos os projetos.
É preciso ter mais envolvimento e sinergia por parte dos gestores, que podem ser orientadas para entender o software como uma importante ferramenta de trabalho. Assim, eles terão a oportunidade de contribuir com o resultado positivo do projeto.
3 – Governança forte e estruturada: é preciso dar visibilidade ao programa de implantação do ERP e ajustar as premissas do projeto. Segundo a pesquisa do Gartner, os projetos custam de 3 a 4 vezes mais do que os originalmente orçados e 30% são postergados e não antecipados.
Esses dados reafirmam a falta de comunicação dentro das organizações. Cronogramas estruturados, definição de escopo, e para pontos de alta criticidade, revisão do projeto, dados, testes, validação e qualidade dos entregáveis são fatores importantes para o sucesso da implementação de um ERP nas empresas.
É fundamental priorizar a organização do projeto e os procedimentos gerenciais, como report de status, reuniões frequentes, riscos, gaps e gestão de mudanças, além de ações e resoluções.
4 – Comunicação: é imprescindível que todos falem a mesma língua, caso contrário, a implementação de um ERP pode ser uma fonte de problemas, principalmente no que se refere à falta de comunicação ativa e propositiva com stakeholders, top management e equipe executora do projeto.
A recomendação é priorizar a informação e o alinhamento, para que não ocorra uma gestão de projetos falha , sem direcionamento claro e efetivo. Um dado da Project Management Institute (PMI) afirma que 56% dos projetos fracassam por problemas de comunicação entre fornecedor e empresa e 7% do orçamento de um projeto são desperdiçados pela falta de uma comunicação transparente e direta.
Sabemos dos desafios para o sucesso da implementação de um ERP, mas se você estiver apto a essa transformação é hora de ter esses pilares em mente e traçar o melhor caminho rumo ao desenvolvimento e progresso do negócio.
Ter os melhores parceiros estratégicos, estar em boas mãos, adaptar e personalizar soluções para cada negócio é fundamental para o bom resultado da empresa.
E, como compromisso, a inovação, qualidade e confiabilidade são alicerces da Vockan, que tem 99% de satisfação e retenção de clientes.
*Por Thiago Queirós, gestor das áreas de Projetos, Consultoria e Experiência do Cliente da Vockan Consulting.