Daniel Bessa ensina dois tutoriais para melhor utilizar o Outlook. Foto: Depositphotos
As tecnologias para reuniões e conversas online já fazem parte do dia-a-dia da maiorias dos profissionais. A facilidade e ganho de tempo proporcionado trouxeram muitos benefícios, porém, também trouxe um problema: como conciliar o horário de todos para uma reunião?
Felizmente o Oultook e o Teams do Microsoft Office ajudam a resolver este problema.
Acompanhe nesse tutorial feito por Daniel Bessa como chegar em um acordo para integrar agendas.
Como fazer: Após inserir os participantes necessários e opcionais, podemos usar os recursos: “assistente de agendamento” e “votação de agendamento” para evitar conflito de agenda dos demais participantes. Abaixo mais informações.
Assistente de agendamento:
ando o assistente de agendamento é possível ter mais informações sobre a agenda dos demais colegas. Será exibido qual membro da reunião estará disponível ou não no calendário.
No exemplo abaixo, vemos que todos estão disponíveis no horário entre 11 e 12h.
Às 14h e às 16h, já há pessoas com outros compromissos.
Já achou o horário melhor para todos? Então é só enviar o convite!
Indo além, às vezes, ao tentar agendar reuniões com mais de cinco pessoas, nos deparamos com conflito de agenda. Mesmo tendo o a agenda de todos, não conseguimos encontrar um horário confortável.
De pronto já pensamos em ligar para cada um e pedir para abrirem uma agenda, alterando algum compromisso de sua agenda. Mas isso consome muito tempo. Podemos resolver isso promovendo uma “votação” com os interessados para escolha da melhor opção.
Assim, cada um faz o ajuste que for necessário em seus compromissos.
Como fazer: inicie a criação de uma agenda no Outlook e inclua as informações de participantes, data e horário. O Outlook já mostrará do lado direito que há conflitos. Neste caso, na barra superior do compromisso clique em “Votação do agendamento”.
Será exibido do lado direito mais opções para uso.
Fuso horário, duração, data, filtro e sugestões ao qual é possível visualmente verificar a disponibilidade da equipe.
Será enviado um e-mail para os participantes que poderão votar no horário que for melhor para ele e o responsável pela reunião receberá um consolidado e com isso tomar a decisão do dia e horário.
Na barra lateral direita que se abre marque as opções de horários que você deseja colocar em votação. Na figura apresentada, poderíamos escolher as opções 11:30 AM e 02:30AM, que não apresenta conflito com ninguém, mas também clicar em 09:00 AM, onde há conflito com agenda de apenas um participante.
*Por Daniel Bessa, coordenador de Sucesso do Cliente e especialista em Produtividade na Lanlink.